§ 2. Procedura zamówienia
1.
Zamawiający, po wybraniu odpowiadającej mu daty Doświadczenia, zgłasza swoje zapotrzebowanie informująco tym mailowo Wykonawcę [wysyłając również dane do faktury].
W chwili otrzymania informacji Wykonawca dokonuje rezerwacji wstępnej na określoną przez Zamawiającego liczbę miejsc [w ramach dostępności]. Data ta stanowi początek kolejnych czynności rezerwacyjnych.
2.
Wykonawca wysyła Zamawiającemu fakturę proforma opiewającą na kwotę wynagrodzenia z tytułu przeprowadzenia Doświadczenia. Kwota faktury stanowi kaucję rezerwacyjną, rozliczaną fakturą VAT, po wykonaniu usługi, tj. zrealizowaniu zamówienia. Jeśli od daty zamówienia do terminu rozpoczęcia Doświadczenia pozostaje więcej niż 30 dni kalendarzowych, Zamawiającego obowiązuje
14-dniowy termin płatności kaucji; jeśli mniej niż kalendarzowych,
7-dniowy.
3.
Rezerwacja wstępna staje się rezerwacją potwierdzoną w chwili spełnienia się łącznie dwóch warunków: wysłania Wykonawcy druku zamówienia oraz opłacenia faktury proforma.
4.
Niezwłocznie po wpłynięciu środków pieniężnych na konto bankowe, Wykonawca prześle Zamawiającemu potwierdzenie założenia rezerwacji. Dzień ten uznaje się za datę założenia rezerwacji potwierdzonej.
5.
Jeśli środki pieniężne nie wpłyną do Wykonawcy, w dacie lub/i kwocie wskazanych na fakturze, rezerwacja wstępna ulega zerwaniu. Konieczne jest wówczas powtórzenie procesu rezerwacji; wniesiona po terminie opłata zostanie zaliczona na konto kolejnej rezerwacji.
6.
W przypadku braku wolnych miejscw wybranym przez Zamawiającego terminie, może on wnioskować o wpisanie Uczestnika na listę rezerwową danego terminu. Po ewentualnym zwolnieniu się miejsca Wykonawca potwierdzi dokonanie rezerwacji.
7.
W celu skrócenia procedury, uzyskania gwarancji szybkiej rezerwacji, pewności kursu waluty, Zamawiający może dokonać większego zamówienia jednorazowo, wysyłając druk zamówienia na wybraną liczbę miejsc, bez wpisanych dat Doświadczeń. Dokonanie opłaty umożliwi Zamawiającemu potwierdzenie rezerwacji gwarantowanej obejmującej wskazaną liczbę Uczestników.
W chwili, kiedy Zamawiający informuje Wykonawcę o wyborze terminów, następuje ich potwierdzenie.
8.
Ceny Doświadczeń obowiązujące w danym roku podane są w cenniku umieszczonym w Harmonogramie. Cena w Euro rozliczana jest w złotych, wg kursu średniego NBP indeksowanego kwartalnie, dla każdego kolejnego okresu kwartalnego. Data indeksacji to pierwszy dzień roboczy każdego kwartału. Kurs rozliczenia waluty podany jest na fakturze. Wykonawca, w sytuacji drastycznych wahań kursu waluty, zastrzega sobie prawo do zmiany przeliczenia,stosując kurs kwartału poprzedzające go dany okres rozliczeniowy.
9.
Niezwłocznie po wpłynięciu środków pieniężnych na konto bankowe, Wykonawca prześle Zamawiającemu potwierdzenie założenia rezerwacji. Dzień ten uznaje się za datę założenia rezerwacji potwierdzonej.
10.
Doświadczenia podzielone są na moduły wykonywane on-line. Chyba że Strony postanowią inaczej. Ze względu na wymagający plan zajęć Uczestnicy zobowiązani są do pozostania w hotelu przez określoną liczbę nocy, zależnie od Doświadczenia.
11.
Zmiana terminu Doświadczenia przez Zamawiającego możliwa jest w każdej chwili, jednakże jeśli nastąpi ona w terminie krótszym niż 30 dni przed dniem rozpoczęcia Doświadczenia, Wykonawca zatrzymuje 50% jego wartości, jeśli w czasie krótszym niż 14 dni, wówczas zatrzymuje pełną opłatę. Niewykorzystane w danym roku kalendarzowym miejsca uważa się za wykorzystane na dzień 31 grudnia i z tego tytułu Wykonawca wystawia Zamawiającemu fakturę VAT opiewającą nakwotę równą kaucji.
12.
Dokonanie zamówienia usług przez Zamawiającego, równoznaczne jest z akceptacją warunków niniejszego Regulaminu.
